Magazzino digitale

Un ordine attraversa ricevimento, stoccaggio, prelievo, imballaggio e spedizione. In un magazzino gestito con liste stampate, fogli di calcolo e telefonate, ognuno di questi passaggi lascia una traccia in un posto diverso: un DDT nel raccoglitore, una nota sul bancale, un file sul computer del responsabile. Quando un cliente chiede a che punto è la sua merce, la risposta richiede di cercare, chiedere e ricostruire.

I problemi che ne derivano sono noti a chi lavora in magazzino: articoli prelevati in quantità sbagliata e scoperti solo al reclamo, ordini modificati in ufficio di cui l’operatore non sa nulla, documenti di trasporto preparati a mano, certificati dei fornitori archiviati senza un collegamento alla merce che accompagnano.

Digitalizzare il magazzino non significa sostituire la carta con un PDF. Significa cambiare il punto in cui l’informazione viene creata: non più a posteriori, alla scrivania, ma durante il lavoro, da chi lo svolge.

Processi registrati alla fonte

Ogni operazione viene confermata nel momento in cui avviene: la presa in consegna di una riga d’ordine fornitore, il prelievo di un pezzo, la chiusura di un collo. La conferma passa per una scansione del codice, non per una spunta su un foglio. In questo modo il dato è esatto perché nasce insieme al gesto, e un errore emerge subito, quando è ancora facile correggerlo.

Dati condivisi tra ufficio e magazzino

Il responsabile assegna gli ordini, stabilisce le priorità e sceglie il corriere; l’operatore riceve queste indicazioni sul terminale. Nel verso opposto, l’ufficio vede quali ordini sono in lavorazione, quali sono pronti e quali sono bloccati. Non servono passaggi intermedi né riepiloghi a fine giornata: ufficio e magazzino lavorano sulla stessa informazione.

Integrazione con il gestionale

Il gestionale aziendale resta il punto di riferimento per ordini, articoli, clienti e fornitori. Il software di magazzino riceve da lì gli ordini senza che qualcuno li reinserisca, e restituisce i documenti che ne derivano, come il DDT. Se un ordine cambia nel gestionale mentre è in preparazione, chi lo sta preparando deve saperlo. Su come si distribuiscono i compiti tra i due sistemi trovi un approfondimento nella pagina sul WMS e sulla differenza con l’ERP e in quella sull’integrazione del magazzino con l’ERP.

Tracciabilità

Quando ogni passaggio è registrato, la storia di un prodotto si può ricostruire: da quale fornitore e da quale lotto proviene, quando è entrato, chi lo ha prelevato, in quale collo è partito e con quale spedizione è arrivato al cliente. Per le aziende che producono o distribuiscono articoli soggetti a controlli, questa ricostruzione è un requisito di lavoro quotidiano, non un rapporto da preparare in caso di richiesta. Il tema è sviluppato nella pagina sulla tracciabilità e rintracciabilità.

La digitalizzazione funziona quando poggia su un processo già chiaro. Prima di scegliere un software conviene verificare alcuni punti.

• Gli articoli sono identificabili. Ogni articolo ha un codice univoco nel gestionale e può portare un’etichetta con codice a barre o QR. Se oggi gli stessi prodotti hanno codici diversi tra ufficio e magazzino, è il primo nodo da sciogliere.
• Le ubicazioni hanno un nome. Corsia, scaffale e posizione sono definiti e riconoscibili. Un operatore nuovo deve poter trovare un articolo senza chiedere a un collega.
• Il flusso è descritto. Chi riceve, chi controlla, chi prepara e chi spedisce, e in quale ordine. Anche le eccezioni: consegne parziali, ordini urgenti, merce da controllare prima del carico.
• Il gestionale è la fonte degli ordini. Gli ordini cliente e fornitore sono registrati nell’ERP e non solo in email o fogli di calcolo.
• Sono chiare le domande a cui servono i dati. Per esempio: quali ordini sono in ritardo, quanti errori di preparazione si verificano e di che tipo, da quale lotto proviene un pezzo contestato.

Non serve che tutti i punti siano già risolti. Serve sapere quali mancano, perché il progetto di digitalizzazione dovrà affrontarli prima di installare qualsiasi app. Per un quadro più ampio su organizzazione, processi e indicatori, vedi la pagina sulla gestione del magazzino; sulle tecnologie di lettura e sulle automazioni disponibili, quella sull’automazione del magazzino. Se il punto di partenza è un foglio di calcolo, vedi la guida quando Excel non basta più.

In un magazzino digitale il punto critico è il primo: il momento in cui l’operatore conferma un’operazione. Se quel passaggio è scomodo, lento o facoltativo, i dati a valle non saranno affidabili, qualunque sia il sistema che li elabora. Per questo Diakonix parte dall’app per gli operatori di magazzino.

Sul terminale l’operatore prende in consegna la merce del fornitore, anche inquadrando il codice dell’ordine, e accetta le quantità effettivamente arrivate. Durante il picking ogni pezzo viene confermato a scansione, con un segnale acustico, un esito verde o rosso e il conteggio della riga in tempo reale. Poi assegna i prodotti ai colli e completa la spedizione con la firma del corriere sullo schermo. Ogni conferma è registrata con data e ora, e lo stesso esemplare non può essere registrato due volte.

In ufficio, la web app mostra lo stato degli ordini per fase, le priorità e le spedizioni. Gli ordini arrivano dall’ERP Gamma senza reinserimenti e, se cambiano nel gestionale, l’operatore riceve l’elenco delle differenze. Il DDT viene generato nel gestionale e stampato in reparto.

Funziona sui terminali Android, con lettore integrato su Chainway e integrabile su Zebra e altri. Si può partire anche con la fotocamera di uno smartphone, senza acquistare subito hardware dedicato.

Diakonix si adatta al tuo processo: inventario, resi, assemblaggio, più magazzini, il tuo ERP. Questi ambiti si realizzano su progetto, a partire dall’analisi dei flussi dell’azienda. Livith, azienda che produce dispositivi anticaduta, usa Diakonix per i propri flussi di magazzino: il percorso è descritto nel caso di studio Livith.