Ricevimento merci
La merce in arrivo viene presa in consegna dal palmare, controllata dalla qualità quando serve e agganciata al certificato del fornitore.
Il problema: gli errori in ingresso emergono a valle
Il ricevimento merci è il punto in cui il magazzino accetta la responsabilità di quello che il fornitore ha consegnato. Le verifiche sono note: corrispondenza tra ordine, DDT e merce, quantità effettive, controlli sulla qualità dove previsti, documenti dei materiali. Il problema è che spesso si fanno su carta, con il DDT stampato in mano, e l’esito arriva in ufficio solo quando qualcuno lo trascrive nel gestionale.
In quel passaggio si perdono informazioni. Una consegna parziale viene chiusa come completa, un articolo che richiedeva il controllo qualità finisce a scaffale senza verifica, il certificato del materiale resta in una email e non viene più associato alla merce. Sono errori che emergono settimane dopo, quando un cliente chiede la tracciabilità di un pezzo o quando l’ordine al fornitore non torna.
Come funziona il processo
In Diakonix il ricevimento parte dai documenti del fornitore. Il fornitore carica sul portale il proprio DDT e i lotti, come intervallo di seriali o come lotto manuale con quantità, insieme ai certificati in PDF; il sistema rifiuta intervalli di seriali sovrapposti e lotti duplicati. L’ufficio qualità convalida i documenti, e resta registrato chi ha convalidato e quando; alla chiusura parte un’email al controller. In magazzino il lavoro si svolge dal palmare, in cinque passi.
1Documenti dal fornitore
Il fornitore carica DDT, lotti e certificati dal portale; la qualità li convalida.
2Presa in consegna
Dal palmare l’operatore trova l’ordine fornitore per numero o inquadrando il codice, e lo riceve riga per riga.
3Controllo qualità
Solo per gli articoli che lo richiedono: email automatica alla qualità e ordine bloccato fino alla conferma.
4Accettazione
Si registrano le quantità effettive; una consegna parziale lascia un residuo con lo stesso numero d’ordine.
5Carico
La merce viene agganciata al certificato della spedizione e il DDT di carico è generato nel gestionale.
Il controllo qualità non è un passaggio da ricordare: dipende dal flag dell’articolo nel gestionale. Quando serve, il sistema avvisa la qualità via email e l’ordine resta bloccato finché il controllo non è confermato. Per i prodotti tracciabili la ricezione non si chiude se mancano i DDT, e con più certificati sulla stessa consegna l’operatore sceglie quello giusto. Se la consegna è coperta dal certificato solo in parte, il certificato si chiude come parziale.
Dall’ufficio un cruscotto mostra gli ordini a fornitore con l’avanzamento in percentuale.
Cosa cambia per chi riceve la merce
- L’esito della ricezione è registrato riga per riga sul terminale, non trascritto dopo da un foglio.
- Gli articoli soggetti a controllo qualità non possono passare oltre senza la conferma della qualità.
- Le consegne parziali restano aperte con lo stesso numero d’ordine, senza ordini duplicati da riconciliare.
- I documenti del fornitore sono controllati al caricamento: lotti duplicati o seriali sovrapposti vengono rifiutati.
- La merce entra già collegata al proprio certificato, che è la base della tracciabilità del singolo pezzo.
Un caso d’uso: Livith
Livith, che produce dispositivi anticaduta per le coperture, usa questo flusso con il gestionale Gamma. I fornitori caricano DDT, lotti e certificati dei materiali dal portale, la qualità li convalida, e in magazzino l’operatore prende in consegna l’ordine dal terminale; il controllo qualità blocca l’ordine finché non è confermato e la merce viene agganciata al certificato di quella spedizione. Il resto del flusso, fino alla consegna al cliente, è nel caso di studio Livith.
Dopo il ricevimento la merce entra nello stoccaggio, con l’ubicazione che l’operatore ritrova poi in fase di prelievo. Il DDT di carico generato nel gestionale è uno dei punti dell’integrazione con l’ERP; per il quadro complessivo dei processi vedi la guida allagestione del magazzino.
Domande frequenti
Il controllo qualità rallenta ogni consegna?
No. Il controllo parte solo per gli articoli che nel gestionale hanno il flag di controllo qualità. Per gli altri la ricezione prosegue senza passaggi aggiuntivi.
Cosa succede se il fornitore consegna meno di quanto ordinato?
Si accettano le quantità effettivamente arrivate. La parte mancante resta come residuo con lo stesso numero d’ordine, pronta per la consegna successiva, senza aprire un nuovo ordine.
Come si collega la merce al certificato giusto?
In ricezione la merce viene agganciata al certificato caricato dal fornitore per quella spedizione. Se per lo stesso ordine ci sono più certificati, l’operatore sceglie quello corretto dal terminale.
Si può chiudere una ricezione senza i documenti del fornitore?
Per i prodotti tracciabili no: la ricezione non si chiude se mancano i DDT. Per gli altri articoli la ricezione segue il flusso ordinario.
Come caricano i documenti i fornitori?
Ogni fornitore ha un account dedicato sul portale, creato dall’anagrafica del gestionale, che l’azienda può attivare o sospendere. Il fornitore carica i documenti con una procedura guidata che si chiude con una dichiarazione di veridicità.
Come lo gestisce Diakonix
Portale fornitori: il fornitore carica DDT, lotti e certificati PDF con procedura guidata
Rifiuto automatico di intervalli di seriali sovrapposti e lotti duplicati
Convalida dei documenti da parte della qualità, con autore e data
Ricerca dell’ordine fornitore per numero o inquadrando il codice
Presa in consegna riga per riga e accettazione delle quantità effettive
Controllo qualità solo dove serve: email automatica alla qualità e ordine bloccato fino alla conferma
Consegne parziali con residuo che mantiene lo stesso numero d’ordine
Merce ricevuta collegata al certificato di quella spedizione
DDT di carico generato nel gestionale
Vedi come Diakonix gestisce il processo
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